İş kanunu ve ilgili kanunlara göre ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Bu kapsamda personele ait bordroların personel dosyalarında yasal zamanaşımı süreleri olan beş yıl boyunca saklanmaları gerekmektedir.
SGK mevzuatına göre ise; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır.
Bununla birlikte, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir.
İşyeri çalışanlarının yasal hak edişleri hakkındaki zamanaşımı süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak değerlendirilir. Bu yönüyle iş ve sosyal güvenlik mevzuatında belirlenen zamanaşımı sürelerine göre özlük dosyası belgeleri saklanmalıdır.
Bu sürelerden sonra kişisel verilerin saklanmasındaki makul gerekçe ortadan kalktığından, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir.